Las reuniones de trabajo son terribles. Aquí está cómo hacerlos mejores.

Cuando se trata de entender por qué las reuniones son tan difíciles, puede ayudarnos a utilizar la analogía de nuestras pesquerías que se agotan rápidamente. Los pescadores realmente no tienen ningún incentivo para dejar de pescar, y los países no pueden ponerse de acuerdo sobre quién debe ser responsable de qué pescado cae bajo su jurisdicción. Y así, nadie hace mucho para mejorar la situación, con toda probabilidad privando a las futuras generaciones de la posibilidad de masticar los rollos de atún picantes y el pez espada a la parrilla que disfrutamos en tanta abundancia.

La cultura que rodea las reuniones de trabajo sufre de un problema similar. Si bien la mayoría de las reuniones tienen un líder de facto, alguien que dirige el programa, nunca es tarea de esa persona "descubrir cómo llevar a cabo buenas reuniones". La gente también ha aceptado que el estado actual de las cosas es inevitable: sabemos que las reuniones apestan, ellas " Siempre he apestado, ¿por qué perder el tiempo tratando de mejorarlos? Como resultado, han seguido llenando nuestros horarios en una especie de tragedia en el lugar de trabajo de los bienes comunes.

"Es un entorno dado por sentado", dice Joseph Allen, profesor de psicología industrial y organizacional en la Universidad de Nebraska en Omaha, Inverso. "Sabemos que tenemos que tenerlos pero no les damos mucha energía. Y a menos que todos en la reunión hagan un esfuerzo para mejorarlo, entonces no va a cambiar … y es extraño que alguien intente mejorarlo ".

A medida que nuestra capacidad de comunicarnos con los demás ha mejorado con los años, en un giro irónico, la cantidad de tiempo que pasamos estancados en las reuniones se ha incrementado. Los empleados ahora pasan un promedio de 23 horas por semana en reuniones, en comparación con menos de 10 en los años sesenta. El setenta y uno por ciento de los directivos senior encuestados en un estudio reciente citado por el Harvard Business Review Dijeron que encontraban reuniones ineficientes e improductivas. Casi como muchas de las reuniones mencionadas también les impidieron realizar su trabajo. Allen, quien junto con algunos colegas de la Universidad de Clemson completó recientemente una revisión exhaustiva de casi 200 artículos de investigación sobre reuniones, dice que son demasiadas horas. Sus hallazgos fueron publicados recientemente en la revista. Direcciones actuales en la ciencia psicológica.

El hecho de que las reuniones sean a menudo molestas o innecesarias no significa que no sean esenciales.

"Tenemos que conseguir que las personas con información diferente sobre el problema se unan y encuentren una solución innovadora y creativa con suerte", dice Allen. Inverso. “Las reuniones nos permiten colaborar, nos ayudan a obtener los recursos que necesitamos para un proyecto, a tomar decisiones. Son realmente importantes. Pero tenemos que ser muy cuidadosos con el uso excesivo ".

Otro problema con las reuniones es que, a pesar de lo frustrantes y esenciales que son en realidad, no están tan bien estudiadas. Para su revisión sobre el tema, Allen y su equipo examinaron cada documento que podrían encontrar que se ha escrito desde 2006, un poco menos de 200. Eso puede parecer mucho, pero si se considera que se han publicado más de 1,000 artículos sobre el tema del liderazgo desde el año pasado solo, y empiezas a darte cuenta de que, en realidad, no sabemos realmente cómo dirigir una buena reunión como probablemente deberíamos.

Afortunadamente, los más o menos 200 estudios que Allen y su equipo examinaron hizo Ofrecer orientación sobre cómo podemos mejorar un poco las reuniones.

Abrazar la cortesía de invitación

Allen dice que los estudios sugieren que deberíamos hacer más uso de una invitación de cortesía. Uno de los mayores problemas con las reuniones en realidad proviene de las buenas intenciones; solemos invitar a muchas personas que no necesitan estar allí. Los participantes desatentos y aburridos se encuentran con el veneno, pero al mismo tiempo, tampoco querrás excluir a alguien que pueda tener una razón más matizada o sorprendente para querer estar en la sala. Para resolver este problema, Allen sugiere aceptar la invitación de cortesía: una invitación en la que reconoces muy explícitamente que solo los invitas como cortesía y que probablemente puedan omitirla. A la gente le gusta saltar reuniones.

Mata el informe de estado

Hay un género completo de reuniones que es increíblemente común y no tiene un propósito, Allen dice: el "round robin", "esto es lo que todos están haciendo" informe de estado donde las personas van en un círculo y explican lo que están haciendo Para o compartir el progreso en un proyecto dado. Este tipo de información debe compartirse electrónicamente, y convocar a todos para que lo verbalicen es una pérdida de tiempo. Como Allen lo expresó de manera sucinta: "A menos que esté vinculado a un proyecto, no necesitamos esa reunión".

Denuncias injustificadas pero no bromas

Una vez que una reunión está en marcha, los hallazgos de Allen sugieren que en realidad es muy importante crear espacio para el humor. La risa ayuda a atraer a la gente a la conversación, lo que promueve la participación (que, después de todo, es el objetivo de tener una reunión en primer lugar). Por otro lado, Allen dice que existe un gran peligro de quejarse, lo que puede parecer bonito inocuo ("lo hiciste ver ¿El tráfico en 95 hoy? ”) pero puede promover sentimientos de desapego y desesperanza.

No llegues tarde

Mientras que las reuniones donde nadie habla, o donde una persona domina la conversación son obviamente problemáticas, Allen dice que la investigación indica que, con mucho, el problema más insidioso de las reuniones es la tardanza. Mientras que "estar a tiempo" parece un protocolo bastante obvio, el grado a lo que una persona que llega solo seis minutos tarde a una reunión puede descarrilar todo el asunto es realmente bastante impactante. Uno de los estudios que Allen y su equipo examinaron, por ejemplo, trató de encontrar diferencias en las actitudes culturales que rodean el retraso en China, Chile, Italia, los Estados Unidos, Alemania y los Países Bajos. Todas estas son culturas de lugares de trabajo muy diferentes, con valores diferentes en el trabajo, por lo que el equipo de Allen espera encontrar diferencias culturales en términos de cuán importante es la puntualidad. Ellos no lo hicieron, en absoluto.

"Hay una cierta consistencia dramática en la frustración de llegar tarde a las reuniones", dice Allen. "Usted pensaría que la cultura del país, su vida familiar, quiénes son como personas afectaría su evaluación de la experiencia de la reunión, pero lo que encontramos es que junto con la globalización de la economía, ha habido una globalización de este tipo de Ambiente de espacio de oficina ”.

En estos tiempos divisivos y polarizados, una de las pocas cosas que todos Lo que tenemos en común es que queremos que la gente respete nuestro tiempo. Y cuando llegas tarde, la gente no solo se sienta allí y no sabe dónde preferiría estar; También cultivan malos sentimientos no solo sobre esta reunión sino también todas las reuniones que están surgiendo en el futuro. En otras palabras, cuando llega tarde a una reunión, no solo está arruinando esa reunión para las personas allí, sino que está ayudando a arruinar su propia concepción de reuniones en primer lugar. Lo que me recuerda, probablemente debería volar.

Esta ha sido una versión adaptada de nuestra Estrategia Boletín informativo, un resumen semanal de los consejos financieros, profesionales y de estilo de vida más pertinentes que necesitará para vivir su mejor vida. Soy James Dennin, editor de innovación en Inverso. Si tiene preguntas sobre el dinero o la carrera que le gustaría que respondieran aquí, envíeme un correo electrónico a [email protected], ¡y transmita la Estrategia con este enlace!